Evenementen

Laat mij helpen bij het organiseren van onvergetelijke evenementen.

Wat komt er allemaal bij kijken?

Of het nu gaat om een conferentie, workshop, product lancering, een bedrijfsfeest of -uitje, ik neem de organisatie met plezier van je over.

De voorbereidingen!

Belangrijk voor welk evenement dan ook, een goede voorbereiding is het halve werk.
Samen zorgen we voor een goede basis voor het evenement met onderstaande taken.

Brainstorm
Doelstelling en doelpubliek bepalen
Budgettering
Datum selecteren
Locatie uitzoeken
Eventuele vergunningen en toestemming aanvragen.
Programma bedenken
Datum en locatie bekend?

Nu kan de planning echt gaan beginnen en gaan we het evenement van A tot Z vorm geven.

Programma opstellen, zijn er sprekers nodig, optredens?
Catering regelen
Marketing en promotie activiteiten om het evenement onder de aandacht te brengen.
Audio visuele apparatuur regelen indien nodig
Logistieke aspecten van het evenement regelen, zoals decoratie, transport, parkeergelegenheid etc.
Registratieproces en of ticketverkoop regelen.
Draaiboek maken
Dag van het evenement!

En dan is het de dag van het evenement. Als jouw toegewijde eventplanner neem ik alle taken op me, zodat jij je volledig kunt richten op het verwelkomen en entertainen van je gasten. Laat mij de details regelen, zodat jij kunt schitteren en genieten van deze speciale dag!

Coördinatie van leveranciers: Ik zorg ervoor dat alle leveranciers op tijd arriveren op de locatie en hun taken uitvoeren zoals afgesproken.
Toezicht op de opstelling: Ik controleer of de opstelling van de ruimte voldoet aan de vooraf bepaalde indeling op de locatie.
Gastontvangst: Ik verwelkom gasten bij aankomst op de locatie, verstrek informatie en begeleid ze naar de juiste locaties binnen het evenement
Probleemoplossing: Indien nodig los ik onverwachte problemen zoals technische storingen snel op
Tijdmanagement: Ik zorg ervoor dat alle activiteiten volgens schema verlopen
Communicatie: Als centraal aanspreekpunt communiceer ik met alle betrokkenen op de locatie
Laatste controles: Voorafgaand aan het evenement voer ik laatste controles uit om ervoor te zorgen dat alles gereed is en naar wens verloopt.

Nagenieten!

Het evenement is voorbij en als het goed is kijken we terug op een geslaagd event. Natuurlijk neem ik ook nu de taken op me voor een vlekkeloze afronding.

Afronden op de locatie met eventuele leveranciers
Evaluatie: Het verzamelen van feedback van deelnemers via enquêtes of evaluatiebijeenkomsten om toekomstige evenementen te verbeteren
Financiële afronding: Het afhandelen van betalingen aan leveranciers en freelancers, en het sluiten van financiële overeenkomsten
Bedankjes: Het versturen van bedankberichten naar alle betrokkenen, waaronder leveranciers, sprekers en deelnemers
Follow-up met deelnemers: Het sturen van follow-upcommunicatie, zoals bedankmails en samenvattingen van presentaties
Bedrijfsfeesten
Meetings of workshops
Congressen of beurzen

Beleef betoverende ervaringen en laten we samen onvergetelijke herinneringen maken!